TimeregistreringTjenester · Publisert 7. mai 2021 av Tore Kraakmo
Hva er viktig for deg og din bedrift når det skal innføres nytt system?
Å ta i bruk et nytt system i bedriften, enten det er timeregistrering eller noe annet, kan være en bøyg mange kvier seg for å gi seg i kast med. Men grunnen til at du starter med noe nytt er kanskje ofte at du er ute etter å gjøre ting enklere, bedre, rimeligere?
Uansett hva som er motivasjonen er det noen ting som man bør tenke igjennom når man er ut og leter etter det perfekte systemet. Hva er viktig for deg som bedriftsleder, og hva er viktig for de ansatte som også skal bruke systemet?
Noe av det viktigste er å se på hva du trenger av funksjoner og løsninger. Har du kun behov for å føre timer og hente ut lister, eller trenger du også f.eks muligheten til å koble timeregistrering til kunde eller prosjekt? Sette fakturastatus, notere kostnader, m.m? Det kan være greit å ha gjort seg opp en liten formening om hva som er grunnbehov og hva som kan være nyttig på sikt. Og da kommer vi inn på neste punkt:
Hvor fleksibel er den nye løsningen du vurderer? Har du mulighet til selv å kunne justere oppsett av skjema, aktivere og dekativere funksjoner? Må du ha en pakkeløsning med ekstra komponenter som du egentlig ikke trenger fordi du trenger en enkelt funksjon? Her skiller det litt på hva tilbyderne av timeregistreringssystemer har valgt av løsning. Noen lar deg velge selv hvilke moduler du trenger, mens andre har satt opp pakker for deg.
En annen ting som også er greit å tenke på er hvor fleksibelt systemet er mtp brukervennlighet. Hva er nivået til brukerne? Hvor stor erfaring har de med bruk av mobil og data? Det er veldig stor spredning på kunnskapsnivå, erfaring, motivasjon og læringsevne på brukere av timeregistreringssystemer, så det kan være en utfordring å finne noe som passer til alle. Hva kan du aktivere og deaktivere av relevante og irrelevante felt, hva er mulighetene for tilpasning til din bedrift?
Flere bruker både mobil og pc til timeregistrering og annet kontorarbeid, og da kan man også se på hvilke muligheter du har til kobling/eksport til andre systemer som du kan ha bruk for (lønn, regnskap o.l.).
Designet på systemet har endel å si for opplevelsen. Det er veldig greit hvis det ser oversiktlig ut, at det virker logisk, og er enkelt å finne frem til de ulike funksjonene. Hvis timeregistrering er det viktigste behovet, så skal det også være det mest tydelige og fremtredende ved produktet. Ikke minst gjelder det for bedrifter med flere ansatte som kun fører timer og ikke har noe med de andre funksjonene i systemet å gjøre. Derfor:
Det skal være så enkelt at det faktisk blir brukt. Selv om systemet kan ha mange funksjoner, utregninger, menyer og ulike oppsett, så er det viktig at de mest brukte funksjonene er enkle å ta i bruk, og enkle å lære seg. Da er mye gjort med tanke på å skulle innføre nytt system i bedriften.
Men hvor trygt er det å ha timeregistrering m.m. basert på datamaskiner og mobiltelefoner? Er det ikke bedre å ha fysiske lister liggende i et arkivskap? De fleste elektroniske systemer for timeregistrering er skybaserte. Dvs si at data ikke blir lagret lokalt i din mobil eller pc, men på en server stående hos en profesjonell aktør. Da slipper du å angre på å ikke ha tatt backup av filene dine når harddisken kræsjer. Leverandører av slike tjenester har gode rutiner på driftsikkerhet og backup, og de aller fleste har også en ordning med kryptering av data, så det ikke er noen fare for at persondata kommer på avveie.
Dette punktet sier seg egentlig selv. Et produkt kan være fint og flott, men hvis du opplever dårlig kundesupport så blir det fort valgt bort. Uansett om du har et enkeltpersonforetak eller er et firma med mange ansatte, så er det viktig at man blir tatt imot på en god måte, uansett hva man henvender seg til supporttjenesten for.
Hva får du igjen for prisen på tjenestene? Betaler du for mer enn du trenger? Er det noen skjulte kostnader? Bindingstid? Her må du rett og slett se hva de ulike tilbyderne har av prisplaner, og finne ut om dette er noe som passer til din bedrift. Hør gjerne med kundeservice hva som er inkludert i prisen slik at du ikke får noen overraskelser.
PRØV GRATIS I 30 DAGER
