Timeregistrering
Hvorfor er det lurt og viktig med timeregistrering?
Det korte svaret er oversikt.
Så enkelt, men så omfattende.
Virksomheten skal ha en oversikt som viser hvor mye hver arbeidstaker arbeider og står til disposisjon for arbeidsgiver. Det er viktig som en del av rutinene for HMS. Det kan være et hjelpemiddel for arbeidsgiver til å fordele arbeidstiden, kontrollere at arbeidstiden er innenfor rammer fastsatt av arbeidsmiljøloven (AML), og gi en mulighet for tillitsvalgte og Arbeidstilsynet å kontrollere om arbeidstidsbestemmelsene overholdes.
Timeregistrering gir deg også grunnlag for utbetaling av lønn til de ansatte. Mange jobber på timelønn og da er det viktig å ha et system som er enkelt å bruke slik at man får hentet inn riktig antall timer de ansatte har arbeidet. Det sikrer at arbeidstaker får det hen skal ha utbetalt, og det sikrer også at man har kontroll på evt overtid og andre tillegg.
Det er ingen krav til hvordan et timeregistreringssystem skal se ut eller fungere, det kan være manuell eller elektronisk føring, men det må være ordnet slik at det er mulig å kontrollere arbeidstidsordningen. Det er arbeidsgivers ansvar at et slikt system foreligger.
Hvem skal registrere timer?
Alle virksomheter skal i utgangspunktet ha en oversikt over arbeidstiden til de ansatte. Selv om din bedrift har det vi omtaler som «normal arbeidsdag», typisk 8-16, turnus e.l., så kan det hende at du er pliktig til å registrere start- sluttidspunkt, ikke bare antall timer jobbet. Det er opp til arbeidsgiver å ha et tilfredsstillende system for fortløpende å kunne dokumentere arbeidstid.
Er du bokføringspliktig og utfører tjenester hvor vederlag er basert på tidsbruk? Forskrift om bokføring §5-14 stiller krav til at alle timer du fakturerer for skal kunne dokumenteres. Du trenger ikke legge den ved fakturaen, men virksomheten skal lagre dokumentasjonen og vise til den ved forespørsel. Timer skal spesifiseres pr dag for delt på intern tid og på de enkelte kunder og oppdrag. Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fastpris.
Husk at selv om du har ansatte på fast månedslønn er det ikke sikkert at de er fritatt fra å føre timer. Det kommer blant annet an på om de kommer inn under unntakene «ledende stilling» eller «særlig uavhengig stilling». Dette skal være vurdert i forhold til realiteten i arbeidsforholdet, ikke hvordan det er ønskelig fra arbeidsgiver og arbeidstaker å omtale stillingen.
Overtid skal f.eks registreres selv om du vanligvis ikke fører timer, ikke bare for at du skal få riktig lønn, men også med tanke på HMS.
Hva skal registreres?
Arbeidsmiljøloven §10-7 oppsummerer det greit: «Det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet.»
Den skal altså vise reell arbeidstid eller faktisk utførte timer. Hvilken dag, til hvilket tidspunkt, antall timer, evt overtid og hvor mye av arbeidsdagen er pause.
Annen relevant informasjon er det opp til virksomheten å bestemme om skal føres, f.eks notater om utført arbeid, utlegg, tillegg, kilometer o.l.
Merk også at enkelte yrker og bransjer har spesielle regler; vegtransport, beredskap, bilpleie, restauranter m.fl., som skal sikre arbeidstakernes rettigheter og krav. Ta kontakt med Arbeidstilsynet om du er sikker på hva som gjelder i din bransje.
Kanskje trenger din virksomhet å føre personalliste. Personallister er ikke det samme som timelister. Personallister er en oversikt over alle som arbeider i virksomheten, og skal vise når de starter og avslutter arbeidsdagen. Listen skal føres på arbeidsplassen og være tilgjengelig for kontroll. Dette er et tiltak som er iverksatt av Skatteetaten for å bekjempe svart arbeid i visse bransjer.
Hva gjør det for bedriften min?
Punktene ovenfor nevner hva som er viktig å ha på plass med tanke på virksomhetens forhold til stat, styringsinstanser, og ivaretakelse av de ansattes rettigheter, men det fins gode grunner til at du skal ha timeregistrering på plass for selve driften av virksomheten også. Og ikke minst er det gode grunner til å ha et digitalt timeregistreringssystem.
Det er fritt opptil hver enkelt virksomhet hvordan timeregistreringen er lagt opp, bare det følger kravene. Du kan føre det manuelt på papir og lapper, eller du kan føre det elektronisk, gjerne også såkalt skybasert. Det virker også mer profesjonelt med et elektronisk timeregistrering som gir ryddig oversikt hvis kunder etterspør dokumentasjon
Har du et elektronisk timeregistrering med Timerabbit så slipper du f.eks tyding av rotete lapper og lister, du får et standarisert system som oppdateres jevnlig, og det er enkelt å få tilgang. Du er også sikret ved at du har en backup av dine data hvis uhellet skulle være ute.
Prøv Timerabbit
Skybaserte systemer som Timerabbit gir deg mulighet til å registrere timer på mobil, nettbrett eller PC/Mac. Det gjør at du kan registrere timer og hente frem timelister når du trenger det.
Ved å registrere timer på mobil når du er ute på oppdrag eller jobber mot et spesielt prosjekt eller kunde kan du redusere sjansen for at timer går i glemmeboken. Det sparer deg tid, og det kan hjelpe på driften av firmaet.
PRØV GRATIS I 30 DAGER
